+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Заполняет ли секретарь почту бухгалтерии для отправки

Заполняет ли секретарь почту бухгалтерии для отправки

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Comedy Club - Паспортный стол

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Организация работы службы экспедирования корреспонденции (часть 1)

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается.

Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат. В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача — так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени. Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами.

Недостатки такого подхода очевидны:. Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже.

Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:. Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание. В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке.

Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www. Кроме регламентов, сотруднику, занимающемуся отправкой почты, могут оказаться полезными следующие телефоны:. Все почтовые отправления делятся на две категории: регистрируемые и нерегистрируемые. Разница между ними принципиальная: по требованию отправителя почта обязана разыскать регистрируемое отправление или предоставить информацию о месте его нахождения.

След же нерегистрируемого отправления теряется в тот момент, когда отправитель опускает его в почтовый ящик. В свою очередь, зарегистрированное на почте письмо будет вручено адресату под роспись, нерегистрируемое — опущено в ящик или просто передано секретарю, и никто не докажет, что письмо было получено. Поэтому нерегистрируемым, или простым, письмом лучше отправлять документы, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительные открытки к праздникам.

А все то, что хотя бы теоретически может стать предметом спора, настоятельно рекомендуется регистрировать на почте. Основной вид регистрируемой корреспонденции — заказные письма и бандероли [1]. В отличие от простых писем о поступлении заказного получатель будет извещен специальной квитанцией и получит конверт из рук работника почты, как уже говорилось, под роспись. Дополнить заказное отправление можно описью вложения. Это документ, описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления.

Один экземпляр описи вкладывается в конверт поверх вложения в почтовое отправление, другой выдается отправителю вместе с квитанцией. Получив письмо с описью, адресат не сможет утверждать, что ему не отправили каких-либо документов.

Наконец, особое внимание следует уделить простым уведомлениям о получении заказных писем. Уведомление представляет собой карточку, которая приклеивается к конверту. При получении письма адресат расписывается на карточке, после чего она высылается отправителю. Вернувшееся уведомление является документом, который официально подтверждает факт получения письма.

После возврата уведомления информация о его наличии может быть зафиксирована в Журнале регистрации почтовых отправлений см. Вряд ли нужно скрупулезно переписывать с карточки, кто и какого числа получил письмо. Если исполнителю понадобятся эти сведения, он всегда может обратиться к секретарю. Чаще всего достаточно информации о том, что письмо было получено.

Сканировать уведомления имеет смысл, только если в компании внедрена система электронного документооборота СЭД. Это очень удобно: исполнитель в любой момент может проверить, было ли письмо доставлено адресату. Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления.

Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии. Если есть возможность автоматизировать какой-либо процесс, не стоит ею пренебрегать. Так, если секретарь до сих пор надписывает почтовые конверты от руки, ему стоит обратить внимание на набор функций текстового редактора Microsoft Word по надписыванию конвертов, приданию им фирменного стиля, а также распечатыванию конвертов по списку рассылки.

Другими словами, вместо того чтобы надписывать каждый конверт от руки, можно один раз задать в программе:. На рис. Это требование почты касается всех организаций, если они отправляют 5 и более писем. Ответственный за отправку должен перечислить в списке все отправляемые регистрируемые письма.

Остальные графы заполняет оператор почтового отделения. Список распечатывается в двух экземплярах, подписывается ответственным за отправку, после чего его подпись заверяется печатью. Один экземпляр заполненного реестра останется в почтовом отделении, второй вернется в организацию.

В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания. Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате. Теперь необходимо ввести уникальный код почтовый идентификатор , который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме графа 3.

Код состоит из 14 цифр. Любой выход документов из организации нужно фиксировать, независимо от того, что это за документы и каков путь их выхода. Письма не являются исключением. Работнику, ответственному за отправку почты, рекомендуем учитывать каждое письмо в специальном журнале Пример 2.

Поскольку обязанность вести такой журнал не закреплена в нормативных документах и это лишь вопрос удобства и контроля, каждая компания может разработать форму журнала самостоятельно. Поскольку никаких собственноручных подписей в журнале не требуется, он ведется в электронном виде например, в MS Excel.

Цель создания этого журнала — возможность быстро найти любое письмо, отправленное компанией. Для этого нужно:.

Чтобы верхняя строка таблицы всегда была на виду при прокрутке журнала, нужно перейти на вкладку Вид. Здесь в панели инструментов Окно выбираем команду Закрепить области , а в выпадающем меню — Закрепить верхнюю строку рис.

Теперь даже если в реестре будет множество позиций, наименования граф будут закреплены вверху таблицы. Осталось только включить опцию фильтрации содержимого столбцов. Для этого в панели инструментов Редактирование нажмите на иконку Сортировка и фильтр , затем в выпавшем окошке — Фильтр рис.

В нижнем правом углу наименования графы появится кнопка с изображением стрелочки — это и есть фильтр. Нажав на стрелочку определенного столбца, можно отсортировать любое из его значений.

Нажимаем на стрелочку - и видим весь список адресатов, внесенных в реестр. Щелкаем кнопку ОК и видим все письма, отправленные в эту организацию рис. Программа найдет и выделит нужную ячейку.

Правила отправки документов посредством почтовой связи могут быть как частью инструкции по делопроизводству, так и самостоятельным документом.

По своему усмотрению организация может дополнить их порядком отправки документов экспресс-почтой. Приведем фрагмент инструкции по делопроизводству, в котором изложен порядок отправки писем по почте Пример 3. Прием писем для отправки осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с до и с до в сокращенные и предпраздничные дни —тдо Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, регистрационных данных, ссылки на номер и дату запроса если дается ответ на запрос.

К документу прикладывается адрес отправки, включая почтовый индекс, и делается пометка о виде почтового отправления: простое письмо, заказное письмо, заказное письмо с простым уведомлением, заказное письмо с описью вложения, экспресс-почта и т. Если указанная информация отсутствует, корреспонденция возвращается исполнителю. Неправильно оформленная корреспонденция и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается исполнителю. Отправка документов по почте осуществляется два раза в неделю: в понедельник и четверг в Срочную корреспонденцию исполнитель может отправить самостоятельно.

Корреспонденция, поступившая в Канцелярию после в понедельник и четверг, отправляется в день следующей отправки. Отправка документов экспресс-почтой производится в день получения отправления Канцелярией или на следующий рабочий день, если отправление было получено после после в сокращенные рабочие дни. При получении документов для отправки специалист Канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

Принятая к отправке корреспонденция вносится в Журнал почтовых отправлений Приложение 5 , после чего конвертируется. Законвертованная корреспонденция вносится в Список для отправки партионных почтовых отправлений Приложение 6. Список распечатывается в двух экземплярах и подписывается работником Канцелярии, ответственным за отправку корреспонденции. Графы заполняет оператор почты. Один экземпляр списка возвращается в Канцелярию и помещается в дело.

После получения уведомления о доставке корреспонденции работник Канцелярии ставит отметку в графу 11 Журнала регистрации почтовых отправлений и подшивает уведомление в дело. Мы рассмотрели основные составляющие процесса отправки документов по почте. Надеемся, что эта информация поможет вам более оптимально выстроить свою работу.

Так, договор на двух листах будет отправлен письмом, а такой же договор на пятнадцати листах — бандеролью. Далее в рамках статьи мы будем называть все почтовые отправления письмами.

Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. Апелляционное определение Самарского областного суда от Постановление Правительства РФ от Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям.

Все документы и контакты можно найти на сайте почты или позвонив по телефону горячей линии.

Учет документов в рамках процедуры отправки корреспонденции

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Понятно, что такую работу лучше проводить централизованно, так проще обеспечить однотипность оформления отправлений.

Иногда административная роль может быть в профессии, особенно в средствах массовой информации или маркетинге. Секретари и администраторы играют вспомогательную роль в организациях, где они работают, чтобы выполнять различные административные задачи. Секретари и администраторы помогают поддерживать бесперебойную работу организации, которые делают ее работоспособной. Секретарь или администратор предоставляет как административную, так и административную поддержку профессионалам, либо как часть команды, либо индивидуально. Они участвуют в координации и осуществлении служебных процедур и часто несут ответственность за конкретные проекты и задачи.

Бухгалтер выполняет обязанности офис-менеджера

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:. Раньше вы входили через. Восстановление пароля. Отправить Регистрация.

Некоторые секреты входящих документов

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Первые дни на одном объекте, хожу вникаю, голова квадратная, весь занятой.

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. Регистрация Забыл пароль Запомнить. Размещение рекламы.

Образец доверенности на получение почты от организации

Скачать образец доверенности от ООО на получение почты. Вся почта обычно приходит на имя руководителя. Но ни у одного директора, как правило, нет ни времени, ни желания бегать в почтовое отделение. А чтобы другой сотрудник предприятия мог получать и отправлять заказную и иную корреспонденцию от имени своей фирмы, ему необходимо иметь уполномочивающий документ, подписанный руководителем.

.

Должностная инструкция секретаря

.

Остальное время: звонки, электронная почта или своими делами занимайся. часто вешают обязанности офис-менеджера/секретаря.

.

Письма лично на почту ношу…

.

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. idclarconra

    Тарас, ТруКам пишет видео на сьёмную карту SD. делайте выводы. ??

  2. Прокофий

    Добрый день, имею грузовую Газель,3500 т, категории в, использую в личных целях. Остановили и изъяли права за непройденный ТО, скоро будет суд, боюсь лишат прав. Нужен ли ТО для данного автомобиля,и какая вероятность что прав меня всё таки не лишат. Заранее благодарен.

  3. Фелицата

    Сосати політикосам ніжно ане платити податок,нехай їдуть собі і зароблять на податок самі

  4. tradcomcisear

    И вы четко понимаете, что это полицейский вот тут как раз проблема. Форму можно даже в секс-шопе купить. А вот как ксива должна правильно выглядеть очень мало кто знает.

© 2018-2019 oxrana-centr.ru